Zakup VR z dotacji — komplet dokumentów dla szkoły i organu prowadzącego

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Zamawiający: [nazwa organu prowadzącego / szkoły, adres, NIP]
Nazwa zamówienia: Dostawa i wdrożenie pracowni wirtualnej rzeczywistości (VR) dla [nazwa szkoły] w ramach programu [„Cyfrowy Uczeń” / „Pracownie Kompas Jutra” / inne]
Kod CPV: 30200000-1 (urządzenia komputerowe), 48000000-8 (pakiety oprogramowania), 80500000-9 (usługi szkoleniowe)

1. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest dostawa, konfiguracja i wdrożenie pracowni wirtualnej rzeczywistości obejmującej: [liczba] stanowisk VR (gogle z kontrolerami), oprogramowanie edukacyjne z licencjami, [liczba] walizek transportowo-ładujących, wdrożenie na miejscu, szkolenie nauczycieli oraz wsparcie techniczne w okresie gwarancji.

2. Wymagania dotyczące sprzętu (gogle VR) — [liczba] szt.

• gogle autonomiczne (standalone) — praca bez komputera i bez kabli;
• rozdzielczość min. 1 800 × 1 900 pikseli na oko; częstotliwość odświeżania min. 90 Hz;
• śledzenie ruchu 6DoF bez zewnętrznych czujników; śledzenie dłoni (hand tracking); tryb passthrough;
• pamięć min. 128 GB; czas pracy na baterii min. 2 godziny; w zestawie 2 kontrolery i pasek mocujący;
• fabrycznie nowy, wyprodukowany nie wcześniej niż 12 miesięcy przed dostawą; oznakowanie CE; deklaracja zgodności;
• producent posiadający certyfikaty ISO 9001 oraz ISO 14001 lub równoważne;
• instrukcja obsługi w języku polskim; wszystkie gogle od jednego producenta;
• gwarancja min. 24 miesiące; serwis gwarancyjny realizowany na terenie Polski w systemie door-to-door; czas reakcji serwisu do [3] dni roboczych.

3. Wymagania dotyczące oprogramowania edukacyjnego

• min. [liczba] aplikacji VR w języku polskim, zgodnych z podstawą programową dla [typ szkoły] w zakresie: [przedmioty / kierunki kształcenia, np. chemia, biologia, BHP, logistyka];
• licencja [wieczysta / na okres min. 36 miesięcy] na każde stanowisko, bez limitu liczby uczniów;
• możliwość pracy bez stałego dostępu do internetu po instalacji;
• panel nauczyciela pozwalający uruchomić scenariusz i podejrzeć wynik ucznia; raport z przebiegu ćwiczenia;
• scenariusze zajęć i karty pracy dla nauczyciela do każdej aplikacji;
• aktualizacje oprogramowania w okresie min. 12 miesięcy w cenie.

4. Walizka transportowo-ładująca — [liczba] szt.

• miejsce na min. 9 gogli z kontrolerami; ładowanie wszystkich urządzeń z jednego gniazda zasilania; zamykana, z kółkami lub uchwytem; gwarancja min. 24 miesiące.

5. Wdrożenie i szkolenie

• dostawa, konfiguracja gogli, instalacja i aktywacja licencji na miejscu, w siedzibie szkoły;
• szkolenie dla min. [liczba] nauczycieli w wymiarze min. [4] godzin, zakończone certyfikatem; przeprowadzenie pierwszych zajęć pokazowych z uczniami;
• materiały metodyczne i instrukcja bezpiecznego użytkowania VR w szkole (higiena, czas sesji, przeciwwskazania).

6. Wsparcie i gwarancja

• wsparcie techniczne w języku polskim w dni robocze przez cały okres gwarancji; wymiana lub naprawa sprzętu w okresie gwarancji bez dodatkowych kosztów; dostęp do aktualizacji.

7. Termin realizacji

Dostawa i wdrożenie w terminie do [30] dni od dnia podpisania umowy, nie później niż do [data wynikająca z programu].

8. Kryteria oceny ofert (propozycja)

9. Równoważność

Wszystkie wskazane parametry są wymaganiami minimalnymi. Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne o parametrach nie gorszych niż opisane; obowiązek wykazania równoważności spoczywa na wykonawcy.

ZAPYTANIE OFERTOWE nr [numer/rok]

Zamawiający: [nazwa, adres, NIP, e-mail, telefon]
Podstawa: zamówienie o wartości poniżej 130 000 zł netto, prowadzone na podstawie [regulaminu udzielania zamówień publicznych zamawiającego / zasady konkurencyjności], z wyłączeniem ustawy Prawo zamówień publicznych (art. 2 ust. 1 pkt 1).

1. Przedmiot zamówienia

Dostawa i wdrożenie pracowni wirtualnej rzeczywistości dla [nazwa szkoły] — zgodnie z Opisem Przedmiotu Zamówienia stanowiącym załącznik nr 1.

2. Termin realizacji

Do [30] dni od dnia złożenia zamówienia / podpisania umowy.

3. Warunki udziału

• wykonawca wykaże wykonanie w ciągu ostatnich 3 lat co najmniej [2] dostaw obejmujących gogle VR wraz z oprogramowaniem edukacyjnym dla placówek oświatowych (wykaz z referencjami — załącznik nr 3);
• wykonawca jest producentem lub autoryzowanym dystrybutorem oferowanego oprogramowania.

4. Kryteria oceny ofert

Cena — 60%, liczba aplikacji zgodnych z podstawą programową — 20%, gwarancja — 10%, zakres szkolenia — 10% (szczegóły w OPZ, pkt 8).

5. Sposób i termin złożenia oferty

Ofertę na formularzu (załącznik nr 2) wraz z załącznikami należy przesłać na adres [e-mail] lub złożyć w [sekretariacie] do dnia [data], do godz. [godzina]. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

6. Informacje dodatkowe

• Zamawiający zastrzega prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.
• Pytania do treści zapytania można kierować do dnia [data] na adres [e-mail]; odpowiedzi zostaną przekazane wszystkim wykonawcom.
• Osoba do kontaktu: [imię i nazwisko, telefon, e-mail].

Załączniki

1. Opis przedmiotu zamówienia
2. Formularz ofertowy z formularzem cenowym
3. Wykaz dostaw
4. Oświadczenie o spełnianiu wymagań § 5 rozporządzenia
5. Wzór umowy (opcjonalnie)

FORMULARZ OFERTOWY I CENOWY

Wykonawca: [nazwa, adres, NIP, KRS/CEIDG, e-mail, telefon]
W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr [numer] oferuję realizację zamówienia za cenę:

Oferowany okres gwarancji na sprzęt: [24 / 36] miesięcy
Liczba aplikacji zgodnych z podstawą programową: [liczba]
Zakres szkolenia nauczycieli: [liczba godzin, liczba osób]
Termin realizacji: [liczba] dni od zamówienia

Oświadczam, że zapoznałem się z zapytaniem ofertowym i OPZ, nie wnoszę zastrzeżeń, a oferowany sprzęt i oprogramowanie spełniają wszystkie wymagania minimalne. Oferta jest ważna [30] dni.

[miejscowość, data] — [podpis osoby upoważnionej]

OŚWIADCZENIE WYKONAWCY

Działając w imieniu [nazwa wykonawcy, NIP], w związku z dostawą sprzętu w ramach Rządowego programu „Cyfrowy Uczeń” na lata 2025–2029 (rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 17 września 2025 r., Dz.U. 2025 poz. 1254), oświadczam, że oferowany sprzęt:

1. jest fabrycznie nowy, wolny od wad, wyprodukowany nie wcześniej niż 12 miesięcy przed dniem dostawy;
2. posiada deklarację zgodności CE (lub równoważny certyfikat) — deklaracje dołączam do dostawy;
3. pochodzi od producenta posiadającego certyfikaty ISO 9001 i ISO 14001 lub równoważne;
4. jest wyposażony w instrukcje obsługi w języku polskim;
5. w ramach danego rodzaju pochodzi od jednego producenta;
6. objęty jest gwarancją producenta na okres co najmniej 24 miesięcy [36 dla monitorów interaktywnych];
7. posiada serwis gwarancyjny na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, realizowany w systemie door-to-door;
8. zostanie dostarczony jako komplet z niezbędnym oprogramowaniem i okablowaniem, gotowy do użycia.

Oświadczam ponadto, że oferowane oprogramowanie edukacyjne jest w języku polskim, a licencje uprawniają zamawiającego do korzystania z niego w celach dydaktycznych na wskazanej liczbie stanowisk.

[miejscowość, data] — [podpis i pieczęć osoby upoważnionej]

PRZED ZAKUPEM

• ☐ decyzja o dofinansowaniu i kwota wsparcia
• ☐ wniosek — lista rodzajów sprzętu i oprogramowania oraz kwoty
• ☐ wkład własny zabezpieczony w budżecie organu (min. 20%)
• ☐ tryb zakupu ustalony po zsumowaniu wartości w skali organu
• ☐ regulamin zamówień organu prowadzącego sprawdzony

POSTĘPOWANIE

• ☐ OPZ neutralny technologicznie z parametrami minimalnymi
• ☐ formularz cenowy w jednej strukturze dla wszystkich ofert
• ☐ kryteria oceny określone przed wysłaniem zapytania
• ☐ min. 7 dni na złożenie ofert; odpowiedzi na pytania przekazane wszystkim
• ☐ protokół z wyboru oferty podpisany
• ☐ umowa lub zamówienie z terminem, gwarancją i serwisem

ODBIÓR I ROZLICZENIE

• ☐ protokół odbioru z numerami seryjnymi i datą
• ☐ deklaracje CE, karty gwarancyjne, instrukcje PL
• ☐ oświadczenie wykonawcy o zgodności z § 5
• ☐ faktura z pozycjami zgodnymi z wnioskiem
• ☐ potwierdzenie szkolenia nauczycieli (lista, certyfikaty)
• ☐ sprzęt wpisany do SIO; ewidencja środków trwałych
• ☐ sprawozdanie z realizacji złożone w terminie z rozporządzenia